Come usare Gmail: guida pratica tra funzioni base, trucchi e AI

Okay, sappiamo che ci sono molti servizi gratuiti di posta elettronica che le persone usano regolarmente. Gmail è sicuramente il più popolare e utilizzato al mondo per gestire la posta in arrivo. Offre una vasta gamma di funzionalità, inclusi filtri avanzati, etichette per organizzare i messaggi, chat, videochiamate e 15 GB di spazio di archiviazione nella versione gratuita (condiviso tra Gmail, Google Drive, Google Foto, Blogger e gli altri servizi del tuo account).

Gmail è stata lanciata da Google l'1 aprile del 2004, inizialmente con accesso tramite invito, per poi diventare disponibile a chiunque. Grazie alla sua interfaccia utente intuitiva, alla capacità di archiviare grandi quantità di dati e all'integrazione con l'ecosistema Big G, è diventata in breve tempo il leader indiscusso nel settore delle e-mail.

Creare un account non significa avere solo una casella postale. Puoi infatti usarla come un'unica chiave d'accesso per tutti i servizi Google: Drive, Documenti, Calendar, Google Chat, Meet, Foto, YouTube, Maps e il Play Store.

È anche compatibile con i principali client desktop come Microsoft Outlook, Apple Mail e Mozilla Thunderbird, ottimi anche per sincronizzare al volo contatti e calendari.

Se hai appena aperto la tua nuova casella o vuoi scoprire come sfruttarla al massimo (puoi iniziare dalla pagina Web di Gmail), segui questa guida passo-passo aggiornata 2026.

Indice

• Come funziona Gmail?
• Scrivere email con l'Intelligenza Artificiale (Gemini)
• Inviare un messaggio in Modalità riservata
• Ricezione e gestione dei messaggi (Posticipare e Spam)
• Come impostare la risposta automatica su Gmail
• Come sapere se una email è stata letta dal destinatario
• Come deviare e inoltrare le email su Gmail
• Bloccare indirizzi email su Gmail da PC, Smartphone e Tablet
• Come cancellarsi dalle newsletter commerciali

Come funziona Gmail?

Dietro le quinte, Gmail si appoggia al protocollo standard SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) per l'invio dei messaggi e al protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol) per la reception, che ti permette di tenere sincronizzata la posta su tutti i tuoi dispositivi.

Inviare un messaggio:

Per mandare una mail, accedi al tuo account e clicca sul pulsante "Nuovo messaggio" (o "Scrivi"). Inserisci l'indirizzo del destinatario nel campo "A:", aggiungi un titolo nella casella "Oggetto:" e scrivi il testo nel corpo della finestra.

Se desideri allegare un file, ti basta fare clic sull'icona a forma di graffetta ("Allega file") e selezionare il documento, la foto o il video dal computer o dallo smartphone.

Se vuoi dare un tocco professionale, puoi inserire una Firma digitale automatica. Per crearla vai su Impostazioni (icona ingranaggio) > Visualizza tutte le impostazioni > Generali, scorri in basso fino alla voce Firma: e clicca su Crea nuova. Inserisci i tuoi dati di contatto e premi su Salva modifiche. Per inserirla manualmente in una bozza, clicca sull'icona a forma di penna nella barra degli strumenti in basso.

Ti sei pentito di un invio o hai fatto un errore? Nessun problema: puoi annullare l'invio di una mail entro un massimo di 30 secondi grazie al tasto "Annulla" che appare in basso a sinistra. Per aumentare il tempo a disposizione vai in Impostazioni > Generali, trova la voce Annulla invio e imposta il Periodo di annullamento dell'invio che preferisci.

Un altro trucco utilissimo è la programmazione delle email, perfetta per inviare messaggi ad orari specifici:

Da PC

1. Fai clic su "Scrivi" in alto a sinistra.
2. Accanto al tasto blu "Invia", clicca sulla freccetta rivolta verso il basso.
3. Fai clic su "Programma l'invio" e scegli data e ora.

Android, iPhone e iPad

1. Apri l'app Gmail e tocca "Scrivi".
2. Componi il tuo messaggio.
3. Tocca i tre puntini in alto a destra.
4. Seleziona "Programma l'invio" e scegli l'opzione che preferisci.

A prescindere dal dispositivo usato, puoi programmare fino a 100 email contemporaneamente. Troverai i messaggi pianificati nella cartella "Programmati", pronti per essere modificati o annullati.

Scrivere email con l'Intelligenza Artificiale (Gemini)

Nel Gmail di oggi l'intelligenza artificiale ti dà una mano enorme a risparmiare tempo. Grazie a Gemini integrato, puoi usare la funzione "Aiutami a scrivere" per generare testi da zero o migliorare le tue bozze.

⚠️Nota sulla disponibilità: Se hai un account Google personale gratuito in Italia, l'integrazione nativa dentro la casella di posta non è ancora attiva (al momento è gratuita solo per gli utenti negli Stati Uniti). Per vederla comparire direttamente in Gmail devi avere un abbonamento a pagamento (Google AI Plus/Pro o Google Workspace).
Se non lo hai, puoi comunque usare Gemini gratis andando sul sito ufficiale gemini.google.com, chiedendo lì di scrivere o modificare l'email da copiare nella posta.
🔗Scopri le funzionalità di Gemini in Gmail

Quando apri la finestra per scrivere un nuovo messaggio, noterai l'icona di una matita con le scintille (o il tasto "Aiutami a scrivere"). Cliccaci sopra e digita un comando semplice in italiano (ad esempio: "Scrivi una mail formale per chiedere un preventivo" o "Ringrazia il team per il lavoro svolto"). Gemini creerà una bozza per te in pochi secondi.

Puoi anche chiedere all'IA di modificare il tono. Rendi il testo più formale, più dettagliato, oppure accorciarlo se sei stato troppo prolisso.

Inviare un messaggio in Modalità riservata:

Se devi spedire dati sensibili, con la Modalità riservata puoi inviare messaggi che si autodistruggono e protetti da password, impedendo a chi riceve la mail di inoltrarla, copiarla, stamparla o scaricare gli allegati. Ecco come funziona:

1) Nella finestra di composizione della mail, inserisci destinatario e oggetto.
2) Clicca sul pulsante in basso con l'icona del lucchetto con l'orologio.
3) Nella finestra popup, scegli la data di scadenza (da un giorno fino a 5 anni) e, se vuoi massima sicurezza, seleziona il passcode via SMS.
4) Clicca su Salva e poi invia normalmente.

Leggi anche: Servizi online per inviare messaggi o email che si autodistruggono

Ricezione e gestione dei messaggi

Quando qualcuno ti scrive, la mail viene occupata istantaneamente dai server di Google e mostrata nella tua posta in arrivo. Se la tua casella è troppo affollata, l'Intelligenza Artificiale di Gmail ti aiuta mostrandoti dei comodi riassunti IA in cima ai messaggi più lunghi o alle conversazioni di gruppo, evitandoti di leggere decine di risposte personali.

Se non hai tempo di rispondere subito, puoi posticipare le email per farle sparire temporaneamente. Ti verranno riproposte con una nuova notifica nel giorno e all'orario che deciderai tu. I messaggi in pausa finiscono nella cartella "Posticipati" (icona dell'orologio).

Come posticipare da PC: seleziona la mail (o aprila) e clicca sull'icona Posticipa (l'orologio) nella barra in alto, scegliendo tra le opzioni rapide o una data personalizzata.

Come posticipare da smartphone: apri l'app, apri il messaggio, tocca i tre puntini in alto a destra e seleziona "Posticipa".

Se invece ricevi troppa pubblicità o messaggi indesiderati, puoi ripulire la casella andando nella scheda Filtri e indirizzi bloccati dalle Impostazioni, e cliccare su Crea un nuovo filtro per fare ordine in automatico.

Come impostare la risposta automatica su Gmail?

Stai per partire per le vacanze? La funzione di risponditore automatico è la soluzione ideale per avvisare chi ti scrive. Ecco come si attiva da computer:

1. Entra nelle Impostazioni di Gmail cliccando sull'ingranaggio in alto a destra e seleziona "Visualizza tutte le impostazioni".
2. Rimani nella scheda "Generali" e scorri fino in fondo alla sezione "Risponditore automatico".
3. Seleziona Attiva risponditore automatico.
4. Scegli il periodo di inizio e fine, scrivi l'oggetto e il testo del messaggio.
5. Spunta l'opzione "Rispondi solamente a persone incluse nei miei Contatti" (opzionale).
6. Fai clic su Salva modifiche.

Ricorda che Gmail invierà una sola risposta automatica ogni quattro giorni alla stessa persona, per evitare di intasare le chat. Per spegnerlo, torna nello stesso menu, seleziona "Disattiva risponditore automatico" e salva. La procedura da smartphone (Android e iOS) segue passaggi praticamente identici all'interno delle impostazioni dell'app.

C'è un modo con Gmail di sapere se una email è stata letta dal destinatario?

Sì, esiste la funzione nativa "Conferma di lettura", ma ha dei forti limiti di cui devi tenere conto. Non è affidabile al 100% perché dipende dal client del destinatario, che può scegliere se inviarti o meno la notifica.

Nota: Questa opzione ufficiale è disponibile solo per gli account Google Workspace di lavoro o della scuola gestiti da un amministratore. Se usi un comune account gratuito "@gmail.com", la funzione integrata non è attiva.
Per aggirare questo blocco e tracciare le email sugli account standard, potresti installare una estensione per tracciare email di terze parti.
Per maggiori info: Richiedere o inviare una conferma di lettura.

Se utilizzi un account aziendale o scolastico abilitato, ecco come fare:

1. Apri Gmail e fai clic su "Scrivi".
2. In basso a destra nella finestra del messaggio, clicca sui tre puntini delle Opzioni.
3. Seleziona Richiedi conferma di lettura.
4. Invia il messaggio.

Nota sulla privacy: Molti programmi di posta bloccano questi tracciamenti in automatico o chiedono all'utente il consenso esplicito per motivi di riservatezza, tienilo a mente.

Come deviare e inoltrare le email su Gmail

Se hai più caselle di posta e vuoi accentrare tutto in un unico posto, puoi impostare l'inoltro automatico dei messaggi verso un altro indirizzo sia in entrata che in uscita (configurabile solo da PC):

1) Vai nelle Impostazioni (icona ingranaggio) > Visualizza tutte le impostazioni.
2) Clicca sulla scheda in alto Inoltro e POP/IMAP.
3) Fai clic sul pulsante Aggiungi un indirizzo di inoltro, inserisci l'indirizzo email di destinazione e clicca su Avanti > Procedi > OK.

4) Accedi all'altra casella e clicca sul link di conferma che ti è arrivato per autorizzare l'operazione.
5) Torna nelle impostazioni di Gmail e aggiorna la pagina del browser.
6) Nella scheda Inoltro e POP/IMAP, seleziona la voce Inoltra una copia della posta in arrivo a.
7) Scorri in basso e premi su Salva modifiche.

Disattivare l'inoltro automatico

Se cambi idea e vuoi interrompere la deviazione dei messaggi:

1. Vai su Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni.
2. Spostati sulla scheda Inoltro e POP/IMAP.
3. Nella sezione "Inoltro", seleziona Disattiva inoltro.
4. Clicca su Salva modifiche in fondo alla pagina.

Inoltrare i messaggi da altre caselle verso Gmail

🔗 Controllare la posta da altri account.

Puoi fare anche il contrario: importare vecchi e nuovi messaggi da altri provider dentro Gmail. Ricorda però che verranno trasferiti solo i messaggi singoli, non la struttura delle cartelle o delle vecchie etichette.

Bloccare indirizzi email su Gmail da PC, Smartphone e Tablet

Sei tormentato dagli spammer o da contatti fastidiosi? Scopriamo subito come bloccare un indirizzo email su Gmail per non ricevere più nulla da quel mittente.

Via Web (da computer):
1) Apri un messaggio del contatto che vuoi bloccare.
2) Clicca sull'icona con i tre puntini verticali (⋮) posizionata a destra, sulla stessa riga del nome del mittente.
3) Seleziona la voce Blocca [Nome del Mittente] e dai la conferma definitiva.

Se in futuro vorrai fare marcia indietro e sbloccare un contatto, procedi così:
Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > scheda Filtri e indirizzi bloccati, individua l'indirizzo e clicca su Sblocca.

Da App mobile (Smartphone e Tablet):
Su Android: Apri la mail del contatto molesto, tocca i tre puntini (⋮) in alto a destra all'interno del corpo del messaggio e seleziona Blocca utente. Su iPhone e iPad: Apri il messaggio, tocca il nome del mittente e seleziona l'opzione Blocca [Nome].

Come cancellarsi dalle newsletter

Sappiamo tutti che le iscrizioni ai siti web possono essere utilissime per restare informati, ma il più delle volte sono fonte di stress a causa di mail inutili. Di solito in fondo a ogni email commerciale c'è un piccolo link con scritto Unsubscribe o Annulla iscrizione, ma a volte è nascosto o più difficile da trovare. (A proposito, la newsletter di follow.it/tantilink è super sicura e non ti rompe mai le 🏀🏀, iscriviti subito se non l'hai ancora fatto!).

Per semplificarti la vita, Gmail integra un sistema di disiscrizione rapida automatica.

Disattivare le newsletter da PC:
Apri la mail pubblicitaria che vuoi eliminare e, proprio accanto al nome del mittente in alto, troverai la scritta blu Annulla iscrizione. Cliccaci sopra e conferma nel popup premendo su "Disattiva".

Disattivare le newsletter da smartphone:
Apri la newsletter dall'app, tocca i tre puntini in alto a destra e seleziona la voce Annulla iscrizione, confermando poi con un tap su Disattiva.

Se vuoi fare una pulizia ancora più profonda, puoi affidarti a servizi esterni gratuiti. Il celebre justdelete.me ti fornisce i link diretti per cancellare i tuoi account dai principali siti web, mentre un tool online come Cleanfox (https://www.cleanfox.io) analizza la casella (previa registrazione) per aiutarti a eliminare centinaia di newsletter commerciali obsolete in un solo colpo.

Per oggi è tutto! Per iniziare a muoverti come un professionista su Gmail e sfruttare l'Intelligenza Artificiale non ti serve altro per adesso. Se hai dubbi, domande o trucchi da segnalare, ti aspetto come sempre nei commenti qui sotto.

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